Intranet ei ole SharePoint-projekti

Kun organisaatio ottaa Copilotin käyttöön ja ensimmäiset vastaukset ovat vanhentuneita, syyllinen ei yleensä ole Copilot. Se on intranet. Copilot hakee vastauksensa samasta SharePointista, johon on kertynyt kymmenen vuoden kerrostumat: kolme versiota matkustusohjeesta, kaksi vanhentunutta organisaatiokaaviota ja tuhansia sivuja, joiden omistaja lähti talosta vuosia sitten. Ihminen osaa ohittaa nämä, koska hän tunnistaa kontekstista mikä on ajantasaista. Kielimalli ei osaa. Se pitää kaikkea indeksoitua sisältöä lähtökohtaisesti totena.

Tämä on syy, miksi puhumme tekoälyvalmiista intranetistä rakennepäätöksenä. Kysymys ei ole siitä, miltä etusivu näyttää. Kysymys on siitä, mitä sisältöä ympäristössä on, kuka sen omistaa, ja miten kone erottaa ajantasaisen vanhentuneesta.

Miksi vanha intranet-projekti ei ratkaise tätä

Perinteinen intranet-uudistus on viestintäprojekti: uusi ilme, uusi navigaatio, uutisvirta etusivulle. Sisältö siirretään vanhasta ympäristöstä uuteen usein sellaisenaan, koska siivoaminen on työlästä eikä kukaan omista sitä. Lopputulos näyttää paremmalta, mutta tiedon rakenne on sama kuin ennenkin.

Copilotin näkökulmasta mikään ei muuttunut. Se ei katso etusivua eikä navigaatiota. Se katsoo sisältöä, metadataa ja käyttöoikeuksia. Jos samasta asiasta on kolme keskenään ristiriitaista sivua, Copilot valitsee niistä jonkin, ja käyttäjä saa vastauksen joka voi olla väärä ilman että kukaan huomaa sitä heti.

Tästä seuraa myös vähemmän ilmeinen riski: käyttöoikeudet. Copilot näyttää käyttäjälle kaiken, mihin tällä on tekninen pääsy, myös sen minkä olemassaolosta käyttäjä ei tiennyt. Vuosien varrella löyhästi jaetut sivustot ja kansiot, jotka ennen pysyivät piilossa koska kukaan ei osannut etsiä niitä, nousevat nyt hakutuloksiin. Tekoälyvalmius tarkoittaa siksi myös pääsynhallinnan auditointia, ei vain sisällön siivousta.

Mistä työ oikeasti koostuu

Toimiva järjestys on sama, jonka olemme todenneet agenttien hallinnassa: ensin näkyvyys, sitten rakenne, vasta sitten tekoäly.

Näkyvyys tarkoittaa sisältöauditointia: mitä sivustoja ja sivuja ympäristössä on, milloin niitä on viimeksi päivitetty, kuka ne omistaa ja mihin niillä on jaettu pääsy. Tämä on mekaanista työtä, joka etenee nopeasti kun sen tekee systemaattisesti. Auditoinnin priorisointilista kertoo, mikä osa sisällöstä kannattaa siivota ensin ja minkä voi arkistoida saman tien.

Rakenne tarkoittaa kolmea päätöstä. Ensimmäinen: jokaisella jäljelle jäävällä sisällöllä on nimetty omistaja ja katselmointisykli, jotta vanheneminen ei ala heti uudelleen. Toinen: metadata kuvaa sisällön niin, että kone ymmärtää mistä siinä on kyse ja kenelle se on tarkoitettu. Kolmas: käyttöoikeudet vastaavat sitä, mitä oikeasti halutaan jakaa, ei sitä mitä on vuosien varrella kertynyt.

Tekoäly tulee viimeisenä, ja silloin se toimii. Kun Copilot vastaa siivotun ja omistetun tietopohjan päältä, vastausten laatu muuttuu käyttökelpoiseksi ilman että itse työkaluun kosketaan. Sama pätee jokaiseen agenttiin, joka myöhemmin rakennetaan saman tiedon päälle: yksikään agentti ei ole parempi kuin tietopohja, josta se hakee.

”Meillä on liikaa sisältöä siivottavaksi”

Tämä on yleisin vastaväite, ja se perustuu väärään oletukseen siitä, että kaikki pitäisi siivota kerralla. Ei pidä. Auditointi paljastaa lähes aina, että valtaosa hauista ja Copilot-vastauksista osuu pieneen osaan sisällöstä. Kun se osa laitetaan ensin kuntoon ja loppu arkistoidaan pois indeksoinnin piiristä, vaikutus näkyy heti, vaikka vanhaa sisältöä olisi vielä siivoamatta.

Arkistointi on tässä avainsana. Vanhaa sisältöä ei tarvitse tuhota, sen pitää vain lakata näkymästä tekoälylle totena. Se on paljon pienempi päätös kuin poistaminen, ja siksi se on mahdollista tehdä nopeasti.

Mistä aloittaa

Jos organisaatiossa on Copilot käytössä tai tulossa, intranetin kunto kannattaa selvittää ennen kuin käyttäjät oppivat, ettei vastauksiin voi luottaa. Luottamus menetetään kerran ja ansaitaan takaisin hitaasti. Sisältöauditointi on kevyin tapa saada tilannekuva: se ei sido mihinkään isompaan, mutta sen jälkeen tiedetään faktoina, kuinka suuri osa sisällöstä on ajantasaista, kuka mitäkin omistaa, ja mitkä pääsyoikeudet kaipaavat korjausta.

Intranet-uudistus kannattaa siis aloittaa kysymyksellä, joka ei koske ulkoasua: jos Copilot vastaisi huomenna pelkästään meidän intranetimme perusteella, luottaisitko vastauksiin? Jos vastaus epäröi, työ alkaa tiedon rakenteesta.