Copilot ei korjaa sotkuista intraa.
Tekoäly on niin hyvä kuin sisältö, johon se nojaa. Auditointi kertoo mikä intranetissänne estää tekoälyä toimimasta, ja korjaamme sen yhdessä: rakenne, metatiedot, elinkaari ja lopulta intranet-agentti oman sisältönne päälle.
Miksi tekoäly antaa vääriä vastauksia intrasta.
Vanhentunutta sisältöä, jota kukaan ei siivoa
Vanhat ohjeet, päättyneet kampanjat ja unohtuneet luonnokset elävät intrassa vuosia. Tekoäly nostaa ne vastauksiinsa siinä missä ajantasaisenkin sisällön.
Tiedon luotettavuus kärsii, ja käyttäjät oppivat ettei Copilotin vastauksiin voi luottaa.
Sama tieto monessa paikassa ja monessa muodossa
Sama ohje löytyy sivulta, tiedostosta ja uutisesta, jokainen eri versiona. Tekoäly poimii vastauksen sieltä mistä sattuu.
Sama kysymys tuottaa eri vastauksen eri kerroilla, eikä kukaan tiedä mikä niistä on oikea.
Metatiedot ja rakenne puuttuvat
Ilman sisältötyyppejä, kohderyhmiä ja omistajia tekoäly etsii sokkona. Otsikkorakenteet ja linkitykset eivät kerro mikä on olennaista.
Tulokset ovat sattumanvaraisia, ja hyväkin sisältö jää löytymättä.
Neljä askelta kohti agenttitoteutusta.
Useimmissa tilanteissa luonteva aloitus on auditointi. Se kertoo mitä kannattaa korjata ja missä järjestyksessä, ja ohjaa päätöksessä kannattaako intranet korjata vai rakentaa kokonaan uusi.
Intranetin auditointi
Käymme intran läpi automaattisesti ja manuaalisesti. Saatte raportin nykytilasta ja konkreettiset, priorisoidut suositukset.
Korjaukset
Metatiedot, sisältötyypit ja rakenne kuntoon. Koulutus sisällöntuottajille ja siivous auditointiraportin ohjaamana.
Ylläpito
Kertasiivous ei riitä: uutta sisältöä syntyy ja vanha vanhenee. Työkalut jotka pitävät pohjan tekoälykelpoisena myös ensi vuonna.
Agenttitoteutus
Intranet-agentti, jonka tietolähteenä on oma, siivottu sisältö. Ohjaa käyttäjän oikealle sivulle ja oikean tahon puheille.
Aloitetaan auditoinnilla.
Auditointi tuottaa skriptipohjaisen ja sivustokohtaisen kuvan siitä, mikä intranetissänne estää tekoälyä toimimasta. Raportti kertoo nykytilan ennen kuin mitään lähdetään korjaamaan.
Otsikkorakenteet, ALT-tekstit ja linkkitekstit kuntoon, jotta tekoäly ymmärtää mitä sivulla on.
Yksi aihe per sivu, ydinasia sivun alkuun, selkeät kappaleet.
Useita aiheita käsittelevien sivujen pilkkominen löydettäviksi kokonaisuuksiksi.
Sisäiset, optimaaliset polut joita pitkin tekoäly liikkuu sisällöstä toiseen.
Tuplasivut, nollasivut ja unohtuneet luonnokset, jotka silti päätyvät tekoälyn vastauksiin.
Vääränlainen sisällöntuotanto on ohjannut tiedostot piiloon vääriin kirjastoihin.
Sivut ja dokumentit, joista käyttöoikeuksien perintä on katkennut.
Oletuslinkit, ulkoinen jakaminen ja linkkivuodot näkyviin.
Sisällön auditointi tehdään manuaalisesti sivusto kerrallaan, tekninen auditointi ohjelmallisesti koko ympäristöön. Auditoinnin laajuus ja hinta määräytyvät sivustomäärän mukaan.
Auditoinnin löydöksistä kuntoon, ohjatusti.
Auditointi tuottaa valmiit raportit ja priorisoinnit. Me korjaamme rakenteen ja koulutamme tekijät, varsinaisen siivouksen tekee teidän tiiminne raportin ohjaamana.
Tekoäly ei erota sisältötyyppejä eikä kohderyhmiä
Metatietojen suunnittelu ja toteutus
Sisältötyypit, metatietokentät, oletusarvot ja kirjastonäkymät. Sekavat ja ristiriitaiset vastaukset kuriin.
Sisällöntuottajat eivät tee AI-valmista sisältöä
Koulutus sisällöntuottajille
Koulutus ja klinikat kertaukseen ja kysymyksiin. Sisältää ohjauksen auditoinnin jälkeisiin korjauksiin ja metatietojen täyttämiseen.
Sotkuinen rakenne, katkenneet oikeudet, löysät jakamisasetukset
Te korjaatte, me ohjaamme
Priorisoitu raportti ja skriptit kertovat tarkalleen mitä korjataan ja missä järjestyksessä. Siivouksen tekee teidän tiiminne, ohjatusti.
Sisällöntuottajat
- ▸ Turhien sivujen ja tiedostojen poisto raportin perusteella
- ▸ Väärin tallennettujen tiedostojen siirto oikeisiin kirjastoihin
- ▸ Saavutettavuuskorjaukset: väliotsikot, ALT-tekstit, linkkitekstit
- ▸ Monta aihetta käsittelevien sivujen pilkkominen
Pääkäyttäjät
- ▸ Yksilöllisten käyttöoikeuksien poistaminen
- ▸ Jakamisasetusten ja oletuslinkkien korjaus
Päätoimittaja
- ▸ Määrittelyihin, koulutuksiin ja klinikoihin osallistuminen
- ▸ Sisällön korjausten ohjaus
Esimerkki: noin 50 sisältösivun sivuston siivous vie sisällöntuottajalta arviolta 1–2 työpäivää (noin 15 min per sivu). Auditoinnin priorisointilista pitää työn kohdennettuna olennaiseen.
Ilman ylläpitoa intranet rapautuu uudelleen.
Kertasiivous ei riitä: uutta sisältöä syntyy ja vanha vanhenee. Elinkaarenhallinta pitää pohjan tekoälykelpoisena myös ensi vuonna.
Vanhenemisen seurantasivu
Hakusivu, jolta näkee vanhentuneen sisällön sivustoittain ja omistajan mukaan. Tilannekuva yhdellä silmäyksellä.
Vanhenemisen muistuttaja
Sivun tai tiedoston omistaja saa automaattisen muistutuksen, kun sisältöä ei ole tarkistettu vuoteen.
Uutisten arkistointi
Vanhentuneet uutiset siirretään erilliseen sivustoon ja pois tekoälyn saatavilta.
Intranet-agentti, kun pohja on kunnossa.
Kun sisältö ja rakenne ovat kunnossa, agentti pystyy vastaamaan luotettavasti. Väärässä järjestyksessä tehtynä agentti vain nopeuttaa väärien vastausten löytymistä.
- ▸ Copilot Studio -pohjainen intranet-agentti, jonka tietolähteenä on oma, siivottu sisältö
- ▸ Ohjaa käyttäjän oikealle sivustolle riippumatta siitä, missä hän on
- ▸ Ohjaa valituissa aiheissa ottamaan yhteyttä oikeaan tahoon
- ▸ Feedback-ominaisuus jatkuvaan parantamiseen
Tunnistatko tilanteen.
Copilot antaa vääriä tai ristiriitaisia vastauksia intranet-sisältöön, eikä kukaan tiedä mistä aloittaa.
Intranetin sisältö on kasvanut vuosien aikana, eikä kenelläkään ole kuvaa mitä siellä oikeasti on.
Halutaan intranet-agentti, mutta pohja pitää saada ensin kuntoon.
Aiheeseen liittyviä kirjoituksia.
Auditointi kertoo mistä aloittaa.
Auditoinnin laajuus mitoitetaan sivustomäärän mukaan, ja raportti ohjaa kaikki seuraavat askeleet. Aloituskeskustelussa katsotaan ympäristönne koko ja tavoitteet.