Haaste
Tyypillisessä organisaatiossa perehdytys on aina samojen kolmen ihmisen varassa: HR, tiiminvetäjä ja se yksi kollega joka “tietää mistä asiat löytyvät”. Uusi työntekijä kysyy samat kysymykset viikko toisensa jälkeen, ja vastaukset elävät hajallaan sähköposteissa, Teams-kanavissa ja yksittäisten ihmisten päässä. Kukaan ei ole varsinaisesti vastuussa siitä, että tieto pysyisi ajan tasalla.
Miten ratkaisu rakentuu
Ratkaisu ei ala agentin rakentamisesta vaan sisällöstä: ensin kartoitetaan, mitä kysymyksiä uudet työntekijät oikeasti kysyvät ensimmäisten kuukausien aikana ja mistä vastaukset löytyvät silloin kun ne löytyvät. Vasta sen jälkeen Agent 365 -ympäristöön rakennetaan onboarding-agentti, joka hakee vastaukset organisaation omista dokumenteista ja ohjaa oikean ihmisen puoleen silloin kun kysymys vaatii harkintaa, ei faktaa.
Agentti rekisteröidään ja pääsyoikeudet määritellään osana samaa hallintamallia, jota käytetään kaikille tuotantoon vietäville agenteille. Ei erillisenä poikkeuksena, vaikka kyse olisi “vain” perehdytyksestä.
Mihin ratkaisu tähtää
Tiiminvetäjien viikoittainen aika perehdytyskysymyksiin vähenee, kun toistuviin kysymyksiin vastaa agentti. Uudet työntekijät saavat vastaukset heti, ilman että kenenkään tarvitsee odottaa kollegan olevan paikalla. Yhtä tärkeää: agentti on hallintamallin piirissä alusta asti, ei jälkikäteen lisätty riski.
